POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Chez Premiers Pas Champlain, nous accordons une grande importance à la protection des informations personnelles de nos clients, employés, bénévoles, stagiaires, candidatures à nos emplois, membres du conseil d’administration, partenaires, consultants, sous-traitants, et fournisseurs. Conformément à la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous nous engageons à préserver la confidentialité des renseignements personnels collectés dans le cadre de nos activités. Notre politique de confidentialité a pour but de vous informer sur nos pratiques de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation et de protection de vos renseignements personnels. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez les termes de cette politique et nous autorisez à traiter vos informations conformément à celle-ci.

1. Consentement
1.1 Engagement à la protection de la vie privée
Nous prenons l’engagement de protéger la vie privée de nos utilisateurs. Nous recueillons et utilisons les informations personnelles uniquement avec leur consentement explicite et dans le respect des lois applicables.
1.2 Acceptation des termes de notre politique
En accédant à notre site web https://premierspaschamplain.org/ ou en nous fournissant des informations personnelles, vous acceptez les termes de notre politique de confidentialité. Cela inclut votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos informations personnelles conformément à cette politique.
1.3 Droit de retrait du consentement
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cependant, cela est soumis à certaines restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences possibles de ce retrait, telles que l’impossibilité de fournir certains produits ou de traiter certaines demandes. Votre décision de retrait sera enregistrée dans nos dossiers.
1.4 Exceptions au besoin de consentement
Dans certaines circonstances exceptionnelles, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans obtenir préalablement votre consentement. Cela peut se produire dans des situations où des impératifs juridiques, médicaux ou de sécurité rendent l’obtention de votre consentement impossible ou peu pratique. Ces situations comprennent, mais ne sont pas limitées à, les cas de suspicion de rupture de contrat, la prévention ou la détection de fraude, ou les besoins liés à l’application de la loi.

2. Collecte de renseignements personnels
2.1 Nous recueillons des renseignements personnels via divers moyens, tels que:
Courriels et communications avec notre service à la clientèle
Formulaires de demande en ligne (incluant les rendez-vous)
Cookies et technologies similaires sur notre site Web
2.2 Nous pouvons également recueillir des informations via des tiers, tels que :
Un prestataire de service technologique comme une plateforme de commande ou un service d’infolettres.
Un portail de recrutement qui permet aux candidats de soumettre leur CV et leurs données personnelles.
Réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn pour des besoins de recrutement ou de marketing.
Un consultant qui fournit une partie des services que nous offrons à notre clientèle.
Un prestataire de services de paiement en ligne pour traiter les transactions financières.
Un fournisseur de services de sécurité informatique qui surveille les menaces et protège les données.

2.3 Nous pouvons utiliser des technologies avancées pour recueillir des renseignements personnels, notamment pour identifier, localiser ou profiler nos clients (par exemple, pour créer des profils de consommateurs). Cependant, nous tenons à assurer la protection de la vie privée de nos clients :
Utilisation responsable de la technologie : Nous employons ces technologies uniquement pour améliorer nos services et mieux comprendre les besoins de nos clients.
Activation des fonctions : Par défaut, ces fonctions sont désactivées pour protéger la confidentialité des données. Nos clients ont toujours le choix d’activer ou non ces fonctionnalités selon leurs préférences.
Nous nous engageons à être transparents sur l’utilisation de ces technologies et à respecter les choix de confidentialité de nos clients.

3. Types de renseignements personnels collectés
3.1 Nous recueillons divers types de données, y compris mais sans s’y limiter à :
Identifiants personnels (nom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone)
Renseignements techniques ou numériques (adresse IP, activités en ligne)
Informations financières (salaire, détails de paiement, dossier de crédit)
Données de santé (poids, sexe à la naissance, antécédents de santé, habitudes de vie, prise de médicament)
Données démographiques (âge, origine ethnique, nationalité, lieu de résidence)
3.2 Vie privée des enfants
Toutes les données que nous recueillons pour développer, planifier et offrir nos outils et services aux parents et leurs enfants de 0 à 12 ans sont collectées dans le seul but d’offrir les programmes et activités répondant à leurs besoins précis en correspondance à notre mission d’accompagnement parental. En utilisant notre site Web, tout parent ou tuteur désireux d’obtenir de l’information ou de profiter de nos outils et services accepte de divulguer des renseignements personnels le concernant et concernant son enfant. Il en comprend par ailleurs l’utilisation et la conservation que nous en faisons pour le temps nécessaire à bien les servir.

4. Utilisation des renseignements personnels
4.1 Nous utilisons vos renseignements personnels pour une gamme d’activités essentielles :
Réponses aux demandes : Pour répondre efficacement à vos demandes et requêtes.
Gestion des transactions : Traitement des paiements et émission de reçus pour les transactions effectuées.
Inscriptions et participations : Gestion de vos inscriptions à des événements, formations, infolettres, téléchargements depuis notre site web, ou participation à des webinaires.
Gestion des ressources humaines : Pour la gestion interne et l’administration des ressources humaines, le recrutement, les contrats de travail et les ententes de service.
Amélioration de l’expérience utilisateur : Exploitation, maintien et amélioration de notre site web, personnalisation de votre expérience en ligne, et fourniture de services et d’informations demandées.
Communication marketing : Envoi d’informations, offres spéciales et actualités pertinentes, avec possibilité de se désabonner à tout moment.
Ces utilisations visent à enrichir votre expérience avec nos services et à faciliter une interaction efficace avec notre organisation.
4.2 Nous offrons diverses options pour vous permettre de contrôler et de limiter la collecte de vos renseignements personnels. Ces options comprennent :
Choix de communication : Vous pouvez choisir de recevoir nos communications par différents moyens (téléphone, SMS, courriel), ou de les refuser complètement.
Gestion des cookies : Notre site vous permet de refuser ou de personnaliser l’utilisation des cookies. Veuillez noter que le blocage de certains cookies peut affecter l’accessibilité et la fonctionnalité de notre site.
Il est important de noter que certaines de ces options peuvent limiter votre accès à toutes les fonctionnalités de notre service. Par exemple, en refusant certains cookies, certaines parties de notre site Web peuvent ne pas fonctionner comme prévu.

5. Partage et divulgation des renseignements personnels
5.1 Les renseignements personnels collectés par notre organisation sont accessibles à des catégories spécifiques de notre personnel et à certaines organisations partenaires, dans le but de fournir nos produits et services de manière efficace. Par exemple:
Service à la clientèle : Accède aux informations de contact pour répondre aux demandes.
Sous-traitant TI : Accède aux données techniques pour le support et la maintenance.
Service développement et communication : Utilise les données pour les campagnes publicitaires et les études de marché.
Partenaires de livraison ou de transport : Reçoivent les adresses pour la livraison de matériel ou le transport de clients.
Prestataires de services de paiement : Accèdent aux informations financières pour le traitement des transactions.
Responsables de la sécurité des renseignements personnels et des données : Accèdent aux informations pour assurer la sécurité et la protection des données contre les accès non autorisés ou les cyberattaques.
Consultants juridiques : Utilisent les données pour s’assurer de la conformité avec les lois et règlements en vigueur.
Fournisseurs de service infonuagique : Hébergent les données sur des serveurs sécurisés, permettant le stockage et la récupération des informations.
Partenaires de recherche et développement : Accèdent à certaines données pour collaborer sur de nouvelles innovations ou améliorations de produits/services.
Agences de recouvrement : Dans les cas de défaut de paiement, certaines informations peuvent être partagées avec des agences de recouvrement externes.
Nous veillons à ce que ces informations soient utilisées exclusivement pour les finalités énoncées et dans le respect de la confidentialité. Les transferts de données hors Québec sont effectués dans le cadre de collaborations internationales, tout en assurant une protection adéquate des renseignements conformément aux lois en vigueur.

6. Liens vers d’autres sites web

6.1 Notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers

Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez notre site web. Les informations échangées à ce moment-là ne sont plus soumises à notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de prendre connaissance des déclarations de confidentialité des autres sites web que vous visitez avant de fournir toute information.

7. Sécurité des renseignements personnels
7.1 Mesures de sécurité pour la protection des renseignements personnels
Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, Premiers Pas Champlain adopte des mesures de sécurité rigoureuses, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques. Voici quelques exemples concrets :
Sécurité physique : Utilisation de systèmes de verrouillage à clés pour l’accès à la friperie, les salles d’animation et de réunions, les bureaux, armoires et classeurs. Tandis que le personnel d’animation a accès aux clés et mots de passe pour l’exercice de leurs fonctions uniquement, les membres du personnel de direction ont accès à ces mêmes clés et à celles réservées pour leur propre bureau, tiroirs et classeurs. Ils ont, par ailleurs, accès aux ordinateurs du personnel d’animation et possèdent leur propre mot de passe pour ouvrir leur portable configuré pour accéder à des portions publiques et privés du réseau. Aucun.e bénévole ou stagiaire, ni aucun autre acteur gravitant autour de l’organisme n’a accès à des clés, des mots de passe ou des réseaux privés.
Contrôles d’accès : Limitation de l’accès aux données personnelles aux employés autorisés uniquement.
Formation du personnel : Sensibilisation régulière du personnel, des bénévoles et des stagiaires aux meilleures pratiques de sécurité des données.
Cryptage des données : Protection des données sensibles à l’aide de techniques de cryptage avancées.
Plans de récupération en cas de sinistre : Élaboration de plans pour restaurer rapidement les données en cas d’incident tel qu’une panne ou une cyberattaque.
Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés, et à maximiser leur intégrité et leur confidentialité. Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, il est important de garder à l’esprit qu’aucune méthode de transmission via Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir leur sécurité absolue.
7.2 Engagement du personnel et du conseil d’administration
Chaque employé.e, membre du conseil d’administration, bénévole, stagiaire, entrepreneur indépendant ou conseiller ad hoc travaillant au sein des comités de notre conseil d’administration s’engage à respecter les informations personnelles que nous recueillons. De plus, ces personnes s’engagent à maintenir la confidentialité des informations propres à nos activités et à ne pas les divulguer ou en faire un usage personnel ou au profit d’autrui. Cet engagement existe dès l’entrée en fonction desdites personnes, et se poursuit indéfiniment.

8. Conservation et destruction de renseignements personnels

Nous ne conserverons vos données personnelles que pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous les conserverons et les utiliserons dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales, pour résoudre des litiges et pour faire appliquer nos politiques juridiques.

Nous conserverons également les données d’utilisation à des fins d’analyses internes. Ces données sont généralement conservées pendant une période plus courte, sauf si elles sont utilisées pour renforcer la sécurité ou améliorer la fonctionnalité de notre site web, ou si nous sommes juridiquement obligés de les conserver plus longtemps.

9. Vos droits

9.1 Reconnaissance et respect de vos droits
Dans le cadre de notre politique de confidentialité, nous reconnaissons et respectons les droits fondamentaux des personnes concernées par les renseignements personnels que nous détenons. Ces droits comprennent :
Droit d’accès : Les individus ont le droit de consulter les informations personnelles que nous détenons à leur sujet. Par exemple, un client peut demander à voir les données collectées lors de son inscription à notre service.
Droit de rectification : Si des informations sont inexactes ou incomplètes, les personnes concernées peuvent demander leur mise à jour. Par exemple, un employé peut demander la correction de son adresse postale erronée dans nos dossiers.
Droit à la désindexation : Les personnes peuvent demander que leurs renseignements personnels soient retirés de la diffusion ou que tout hyperlien associé à leur nom soit désindexé, dans le cas où cette diffusion leur cause un préjudice ou est en violation de la loi ou d’une ordonnance judiciaire. Ce droit à l’effacement ou à l’oubli permet aux individus de contrôler la disponibilité de leurs informations personnelles sur internet.
Droit de déposer une plainte : En cas de préoccupations concernant le traitement de leurs données, les individus peuvent déposer une plainte conformément à notre processus établi.
Sous réserve des lois applicables, sur réception d’une demande écrite d’une personne et après vérification de son identité, nous informerons la personne si nous détenons des renseignements personnels à son sujet et lui communiquerons ces renseignements.
Nous pouvons refuser à une personne l’accès à ses informations conformément aux lois en vigueur, auquel cas nous motiverons notre refus.
Pour faciliter ces droits, les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels sont clairement indiquées pour toute question ou préoccupation. Ces mesures garantissent que les individus peuvent exercer leurs droits en toute confiance et transparence.

10. Modifications de la politique
Cette politique peut être mise à jour pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Les modifications seront publiées sur notre site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.

11. Contact

Toute demande ou question au sujet de cette politique de confidentialité peut être envoyée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Par courriel, à madame Josée Lacroix, directrice générale: confidentialite@premierspaschamplain.org
Par téléphone : 450-923-4138, poste 21
Par courrier postal : 78, rue Saint-Louis, LeMoyne (Québec) J4R 2L4

Date d’entrée en vigueur de la politique : 14 septembre 2023
Dernière mise à jour : 15 juillet 2024